Как правильно писать объяснительные для работодателя

Не включайте в объяснение абстрактные рассуждения, заявления или просьбы. Документ должен не просить о снисхождении, а объяснять события.

Как написать объяснительную записку

В процессе трудовых отношений часто возникают конфликты или нестандартные ситуации.

Решение должно быть принято на основе позиции каждой стороны и ее действий в течение определенного периода с целью урегулирования вопросов. Оно представляется в виде письменного документа – пояснительной записки.

Когда необходимо такое требование и почему

Работодатель может потребовать от работника объяснительную только в случае нарушения трудового законодательства:

  • Несоблюдение норм охраны труда и техники безопасности,
  • Опоздание на работу,
  • Отсутствие на работе в течение 4 часов и более,
  • Опьянение на работе (т.е. наркотическое или алкогольное опьянение),
  • Нанесение ущерба имуществу работодателя.

Работодатель сам решает, в устной или письменной форме давать объяснения. Официальное письмо предпочтительнее, поскольку оно послужит доказательством того, что запрос был сделан и что объяснения были запрошены. В документе также указано, когда работник должен предоставить письменное объяснение и дата совершения проступка. На это отводится два рабочих дня.

Работник должен объяснить ситуацию, если он действительно беспокоится о своей работе. Заявление, объясняющее дальнейшие действия работника, необходимо работодателю. Пока работник его не предоставит, это не следует трактовать как доказательство его вины в чем-либо.

Какова типичная структура объяснительной записки?

Рекомендуется включить пояснительный отчет о несоблюдении трудовых обязанностей:

  • Дата и название документа (с указанием конкретного нарушения, по поводу которого сотрудник предоставляет работодателю объяснение)
  • Данные об авторе и получателе (имя и фамилия, должность обоих сотрудников, названия отделов, в которых они работают)
  • Текстовый блок с описанием нарушения
  • Подпись автора объяснения
  • Подпись или указание отдела кадров (или другого соответствующего отдела в компании) о том, что объяснение было принято.

Самым важным элементом сопроводительного письма будет блок текста, объясняющий проступок сотрудника. Здесь важно обратить внимание на:

  • Точность фактов – с точки зрения точных дат, времени и места событий, описанных работником;
  • Указание реальных причин проступка, а не того, что кажется реальными причинами – это может помочь изменить позицию работодателя;
  • Уместность изложения обстоятельств проступка в официальном и профессиональном стиле.
Читайте также:
Если не платит алименты

Правильно составленное изложение причин – это юридически значимый документ, который работник может использовать для защиты своих прав в трудовой инспекции или в суде в качестве доказательства того, что работодатель своевременно предоставил необходимые объяснения по поводу действий, которые послужили поводом для жалобы.

Узнайте, как провести внутреннее расследование по факту нарушения работником трудовой дисциплины в КонсультантПлюс. Вы можете получить бесплатную пробную демонстрацию К+ и Готовых решений.

Объяснительная записка об опоздании на работу или прогуле

Ситуации, когда человек опаздывает на работу или отсутствует на рабочем месте в течение нескольких часов или даже целого дня, довольно распространены. Поскольку это дисциплинарные проступки, руководство должно запросить у работника обоснование. Трудовой кодекс РФ не содержит требований к виду и формату пояснительной записки, и документ обычно пишется от руки. Автор должен объяснить свои аргументы. Руководство не имеет права влиять на содержание документа или аргументы и определять, что должно быть написано. См. пример, написанный родителем, который опоздал на работу по уважительной причине):

Директору ООО «Пример»

И.И.Иванову

от специалиста отдела продаж

Кошкина М.С.

Объяснительная записка

Я, Марат Кошкин, опоздал на работу на 1,5 часа 5 февраля 2019 года по причине,

Что он вез своего ребенка в школу на занятия и попал в дорожно-транспортное происшествие на личном автомобиле. Ожидание

Для оформления ДТП сотрудникам дорожной полиции потребовался почти час. Я могу задокументировать события.

Подпись П ЕРСОНАЛА Кошкин М. С.

06.02.2019 года.

Работник, отсутствующий целый день, должен также обосновать свое отсутствие, написав объяснительную.

Лучше, если работник подтвердит уважительную причину проступка и укажет ее в записке. После получения документа от работника он должен быть зарегистрирован в установленном порядке, как входящая корреспонденция, с указанием регистрационного номера и даты. При приеме на работу работник получает копию объяснительной записки вместе с регистрационными данными. К бланку не предъявляется никаких особых требований.

Если убедительной причины нет, об этом также следует написать.

Другие случаи, когда потребуется объяснительная

Вот несколько слов, которые могут помочь работникам оправдать себя в подобных ситуациях. Не забывайте форматировать документы, как показано в примерах выше: обязательно наличие заголовка, названия документа, личной подписи и даты завершения.

Читайте также:
Штраф за оставление места ДТП: размер

Невыполнение обязанностей

09/07/2021 я не совершил обязательный обход территории склада в 10 часов вечера, потому что внезапно почувствовал себя плохо и у меня начался приступ гипертонии.

Данный факт могу подтвердить наличием на сотовом телефоне в это время вызова скорой помощи.

Объяснительная записка по факту выявленных нарушений

09.07.2021 года я допустил ошибку при заполнении трудовой книжки на уволенного работника Соткину Н.Е. В результате моей невнимательности в трудовую книжку были внесены изменения в соответствии с законодательством РФ.

Утрата документов

Во время поездки из почтового отделения в офис я оставил неподписанные расчетные листки и платежные ведомости в такси и нашел их только 09.07.2021. Восстановление документов предотвратило их возврат.

Задержка документов

Поскольку на инвентаризацию материалов 09.07.2021 у меня ушел дополнительный день, я отстала от графика. Инвентаризация была обработана кладовщиком, подписана мной и передана менеджеру.

Обратите внимание, что не существует универсального способа написать объяснительное письмо, чтобы избежать наказания. В каждом конкретном случае важно представить руководству правдивые аргументы, подкрепленные документальными доказательствами.

Затребование письменных объяснений

Поэтому “работодатель должен запросить у работника письменное объяснение, прежде чем наложить дисциплинарное взыскание”. Как видите, закон не уточняет, в какой именно форме должно быть сделано требование о предоставлении объяснения – устной или письменной. В особо сложных случаях, когда и работник, и работодатель настроены очень серьезно и намерены идти до конца, работодатель должен затребовать от работника объяснение в письменной форме, чтобы затем подтвердить соблюдение процедуры применения дисциплинарного взыскания, предусмотренной статьей 193 Трудового кодекса РФ (пример 1). Утвержденной формы этого кадрового документа не существует, поэтому каждая организация оформляет его по-своему. Даже вид документа, используемого для этих целей, различен (уведомление, запрос, письмо и т.д.). Термин “запрос” является более точным, так как статья 193 Трудового кодекса гласит, что письменное объяснение должно быть “запрошено”. Объявление имеет другое значение – оно предоставляет информацию, но не требует действий. Письмо – это входящий документ, направленный сторонней организации или частному лицу. В этом случае получатель не является посторонним лицом.

Читайте также:
Как узнать, чей участок?

Следует помнить, что “дисциплинарное взыскание должно быть применено не позднее одного месяца со дня обнаружения проступка” (статья 193.3 Трудового кодекса РФ). Факт его обнаружения подтверждается отчетом, а не судебным разбирательством. Поэтому этот месяц следует отсчитывать с даты обнаружения (которая в идеале должна совпадать с датой составления отчета), а не с даты письменного запроса о предоставлении объяснений.

Дополнительный срок в 2 дня исчисляется с даты запроса письменных объяснений (см. пример 3). Поэтому важно не только подать заявление, но и доказать, что оно было вручено работнику или что работник отказался его принять. Для этого внизу листа можно разместить соответствующие бланки (обозначенные 1 и 2 в примере 1): если первый бланк не заполнен (подпись о получении заявления), заполните второй (свидетели подтверждают, что сотрудник отказался принять документ, и эта отметка не делает необходимым составление отдельного правового акта по данному вопросу).

Письменный запрос о предоставлении заявления от сотрудника

Текст с просьбой предоставить объяснение работника по поводу отсутствия на работе и подпись

Исчисление срока для дачи письменного объяснения причин дисциплинарного проступка

Работник по неосторожности повредил имущество работодателя в понедельник, 10.92014, были свидетели, в тот же день был составлен акт. 02.09.2014 от работника потребовали письменных объяснений. Срок установлен на следующий день:

  • 03.09.2014 – день 1,
  • 04.09.2014 – день 2 (когда подача все еще будет считаться своевременной),
  • 05.09.2014 уже можно активировать, что подача не подана.

Если требование о предоставлении письменного объяснения было предъявлено работнику в пятницу 05.09.2014, а суббота и воскресенье являются его выходными днями (т.е. не участвуют в расчете 2-дневного срока), то срок своевременного представления объяснительной записки истечет только во вторник 09.09.2014.

Чтобы легче было рассчитать этот срок, лучше поставить в требовании дату, указав конкретную дату, к которой должна быть представлена пояснительная записка. Можно также добавить конкретный департамент/должностное лицо, которому она должна быть предоставлена (см. второй абзац примера 1). Адресат объяснительной записки (кому она адресована, например, Это следует передать генеральному директору (например, Секретарь и начальник отдела кадров могут быть двумя разными людьми.

Читайте также:
Когда мать ребенка лишается материнских прав

Нет причин бояться объяснительной записки, если у работника действительно была уважительная причина для поведения, которое не понравилось работодателю, и если они в целом порядочные люди. В этом случае работодателю не нужно предъявлять письменное требование. По его устной просьбе как можно скорее подготовьте объяснение, приложив к нему максимум доказательств, подтверждающих его претензии. Помимо официальных документов, подойдет и новостная статья о сбое на линии метро, даже если он возьмет на работу распечатку из интернета. При возникновении конфликта между сотрудниками грамотно составленная объяснительная может даже убедить руководство поддержать ее автора.

Заключение

Изложение причин важно для принятия решений во многих областях человеческой деятельности. В производственных отношениях он используется для принятия справедливого решения о том, следует ли наказывать работника. В школах это является частью дисциплинарной системы. Для родителей детей, посещающих детский сад, заявление о причинах является экономически важным документом.

Конкретных правил, описывающих оформление и содержание записки, не существует, поэтому ее формат определяется обычаями делового оборота. В объяснительной записке необходимо правильно указать адресата и описать произошедшее событие. Зачастую авторы таких документов преуспевают в длинных художественных описаниях, но краткий рассказ от первого лица более эффективен. В спорных ситуациях лучше всего не обвинять других – просто объясните, что вы сделали.

Наличие копий документов, подтверждающих аргументы, сделает пояснительную записку по-настоящему убедительной.

Закон предусматривает срок в 2 рабочих дня с момента запроса работодателем объяснений. Если работник не успел написать объяснение в течение этого срока, руководитель может действовать по своему усмотрению. В других случаях (школа, детский сад и т.д.) сроки устанавливает получатель.

Невозможно обязать человека написать заявление о причинах. Специальное дело заводится, когда работник, состоящий в трудовых отношениях, отказывается писать заявление о причинах. Во всех остальных случаях вы можете отказаться писать заявление о причинах без каких-либо последствий.

Получите письмо от трудовой комиссии и направьте его туда, если работодатель отказывается рассмотреть ваше объяснение.

Только при определенных обстоятельствах написание объяснений становится обязательным. Чаще всего речь идет об оценке обоснованности причин применения к работнику дисциплинарного взыскания (нарушение трудовых или должностных обязанностей). Этого требует порядок наложения дисциплинарного взыскания по статье 193 Трудового кодекса РФ (далее – ТК РФ), результатом которого может стать не только замечание или выговор, но и увольнение. Все зависит от обстоятельств, в которых необходимо разобраться. Объяснительная записка в данном случае является документальным подтверждением, информирует руководство о позиции работника, его видении ситуации и аргументах.

Читайте также:
Как узнать, чей участок?

Часто задаваемые вопросы

Если я откажусь писать объяснительное письмо, что мне делать?

Кроме того, ответственность за ненаписание объяснительной записки не предусмотрена. Однако если работник отказывается объяснять свои действия, то работодатель должен составить соответствующий акт (как в случае с работником, не уложившимся в срок подачи записки). В “Акте об отказе от написания объяснительной записки” необходимо указать следующую информацию:

  • Информация о работнике (имя и фамилия, должность, название подразделения);
  • Информация о свидетелях отказа и/или составления акта (должно быть не менее трех человек);
  • Дата акта отказа;
  • Ссылка на постановление, обязывающее работника составить объяснение;
  • Описание ситуации со слов работника (если он согласен дать объяснения или “без объяснений”);
  • Указание на то, что протокол составлен в двух экземплярах и что работник ознакомился с ним или отказался ознакомиться;
  • Список свидетелей и их подписи;
  • Подпись составителя документа и работника (если он согласен подписать).

После составления акта работодатель будет трактовать ситуацию и принимать решение о дисциплинарном взыскании без учета вашего мнения.

Акт об отказе писать объяснительную записку образец:

Пример акта об отказе в составлении пояснительной записки

Работодатель не хочет принимать пояснительную записку – как быть?

В случае если документ не будет доставлен в течение двух дней, это будет считаться свидетельством того, что вы отказываетесь от объяснений. Вы должны уведомить комиссию по труду, курирующую ваш населенный пункт, и профсоюз вашей организации (если он у вас есть), если работодатель отказывается принять записку лично. Отправьте записку заказным письмом или курьером с квитанцией (поставьте галочку в поле для подтверждения получения). Если вы беспокоитесь, что письмо будет идти долго, не волнуйтесь: дата подачи считается днем отправки письма, поэтому всегда сохраняйте квитанции, которые вы получите на почте, так как на них будет указана дата.

Читайте также: Как узнать долги у судебных приставов – 5 основных способов + инструкции по оплате и советы, что делать после оплаты

Через моего сына школа заставляет меня написать записку с объяснением, почему я не пришла на родительское собрание по сбору денег на ремонт. Неужели посещение собраний уже стало обязательным?

Читайте также:
Если не платит алименты

Родительское собрание не требуется по закону, поэтому никто не имеет права просить вас написать такое объяснение. В случае если ваш классный руководитель или директор школы оказывает на вас давление, мы рекомендуем обратиться в Департамент образования, координаты которого можно найти на сайте администрации вашего населенного пункта.

Рейтинг
( Пока оценок нет )
Понравилась статья? Поделиться с друзьями:
Добавить комментарий

;-) :| :x :twisted: :smile: :shock: :sad: :roll: :razz: :oops: :o :mrgreen: :lol: :idea: :grin: :evil: :cry: :cool: :arrow: :???: :?: :!: