Как вернуть трудовую книжку

Документ, содержащий сведения о стаже гражданина, хранится в организации, где он работает. По закону ТЗ хранится только во владении безработного, который должен воспроизвести его в случае уничтожения или утраты. Надомник имеет право оставить ТК у себя дома, если он заключил договор с руководством организации в другом городе или даже регионе.

Потеряна трудовая книжка: что делать

Существует распространенный вопрос, который задают работники и работодатели: “Что делать, если я потерял трудовую книжку?”? Ответ: необходимо определить, по чьей вине это произошло, и запустить механизм восстановления бланка. Более подробную информацию вы найдете в этой статье.

Согласно Трудовому кодексу, при приеме на работу человек обязан предъявить работодателю оригинал трудовой книжки. В ней содержатся сведения о работнике, его предыдущих местах работы, а также основания для расторжения трудового договора. В связи с этим вопрос о том, что делать, если трудовая книжка утеряна работником, отнюдь не праздный.

Трудовая книжка утеряна работником

Потеря трудовой книжки – это серьезно. Это не так, как с паспортом, который можно восстановить в течение месяца, подав заявление на сайте госуслуг. Нет смысла покупать новый бланк и заполнять его заново. При утере трудовой книжки придется кропотливо и трудоемко собирать информацию о своем трудовом стаже, переездах и всех соответствующих приказах и распоряжениях от каждого предыдущего работодателя.

Это хорошо, если вы не часто меняли работу или только начали работать, потому что вам не нужно прилагать слишком много усилий, чтобы вернуть трудовую книжку. Но если вы постоянно меняете работу или (что еще хуже) переезжаете в другой город, мы вам не завидуем. Все, что вам нужно делать, – это брать, брать, брать. И, как вы знаете, не все работодатели охотно копаются в архивах и предоставляют данные о вашем опыте. Но это лишь детали. Но мы расскажем вам, что делать, если вы потеряли трудовую книжку по своей вине.

Итак, вы потеряли свой рабочий файл. Куда идти, к кому обращаться в первую очередь? В первую очередь, мы предполагаем, что только уволенный работник может получить утерянную трудовую книжку, поскольку работодатель обязан хранить этот документ в своем сейфе во время работы. Запрещается выдавать трудовую книжку работнику, даже в тех случаях, когда работнику необходима информация о работе для вышестоящих органов (налоговая инспекция, пенсионный фонд). Менеджер по персоналу может предоставить заверенную копию этой информации по запросу. И это хорошая идея – иметь его при себе. Тогда вам фактически ничего не придется делать – если вы потеряете оригинал справки с работы, просто отдайте официальную копию новому работодателю.

Если у вас нет никаких документов, подтверждающих ваш стаж, обратитесь в кадровую службу предыдущего работодателя и напишите заявление. В заявлении объясните, что ваша трудовая книжка была утеряна, опишите обстоятельства, при которых это произошло, и попросите предоставить вам кадровую информацию. Возможно, у вас сохранились копии договоров и дополнительных соглашений с работодателем, расчетные листки с подробным указанием должности и начислений, приказы о переводе сотрудников (а вдруг!). Заявление можно заполнить в дополнение к приложениям, что ускорит процесс восстановления утерянной трудовой книжки.

В конце концов, не будет иметь значения, кто переписывает записи за каждый период времени и перемещения персонала. Ваши трудовые и страховые книжки должны быть проверены (для этого и нужна трудовая книжка). Кадровик будет записывать детали в блоки и приводить административные документы. Поэтому всегда важно, чтобы копия трудовой книжки была заверена не только работодателем, но и нотариусом. Чтобы заменить утерянную трудовую книжку, вам необходимо:

  1. Решите, что вы хотите делать. Создать новый документ или восстановить старый – решать вам. Действительно, если в трудовой книжке всего несколько незначительных должностей, а стаж составляет не более одного года, то нет необходимости охотиться за этой информацией. Если стаж работы значительный и влияет на будущее начисление пенсии, необходимо восстановить документ.
  2. Обратитесь к своему бывшему работодателю (менеджеру по персоналу) для восстановления трудовой книжки. Точнее, для получения дубликата. Вот что должен сделать работник в соответствии с законом: заметив отсутствие трудовой книжки, он должен немедленно написать заявление работодателю по последнему месту работы (п. 31-32 ПП РФ № 225 от 16.04.2003 г.). Менеджер по персоналу готовит дубликат в течение 15 дней. В документ включается информация о непрерывном стаже и наградах от всех предыдущих работодателей, а также информация о последнем месте работы. Аннотации составлены в краткой форме и со ссылками на административную документацию. Попросите нового работодателя предоставить вам трудовую книжку. Если вы устроились на новую работу, но ваша трудовая книжка была утеряна, вот что вы можете сделать: написать заявление на имя директора о переоформлении (статья 65 Трудового кодекса РФ). Если ваш запрос является разумным и обоснованным, в нем не будет отказано. Но помните, что информация о стаже предыдущей работы не будет введена. Вам выдадут новый документ, первой строкой которого будет запись о работе у данного работодателя.
Читайте также:
Не могу платить долги по кредиту

Все эти правила относятся не только к утере, но и к повреждению личных дел сотрудников. Если информация восстанавливается, то это делается следующим образом: приобретение новой трудовой книжки, отметка “дубликат” на первой странице бланка строгой отчетности в правом верхнем углу, подготовка сведений о работнике по личным документам (паспорт, документ об образовании), заполнение сведений о стаже работы по документам местной администрации. Стаж работы у другого работодателя указывается в сокращенном виде.

Но есть еще один нюанс. Работник, чей бывший работодатель был ликвидирован, должен знать, что делать, если трудовая книжка нуждается в срочном восстановлении. Первое, что нужно проверить, была ли это ликвидация или реорганизация. Документы бывшего работодателя могут быть доступны, если компания слилась с другой компанией или реорганизовала свою корпоративную структуру. При окончательной ликвидации все документальные регистры (включая документы по личному составу) передаются в городской/районный архив. Бывший сотрудник может обратиться в архивную службу и получить информацию о кадровых перемещениях. Существует несколько способов включения информации в дубликат трудовой книжки: приказы, договоры, расчетные листки с информацией о должности, платежные ведомости, табели учета рабочего времени.

Если бывший работодатель отказывается предоставить вам необходимую информацию, подайте жалобу в региональную инспекцию труда и обратитесь в суд. Помимо того, что суд может обязать руководство восстановить всю необходимую информацию, он также может обязать его выплатить вам компенсацию за все время, которое вы не работали из-за отсутствия трудовой книжки, а также оплатить судебные и моральные издержки.

Восстановление книжки через ПФР

Восстановить документ проще всего через ПФР. Это бесплатная и быстрая процедура. Теперь, когда мы знаем, как его восстановить, давайте рассмотрим, как это сделать.

  1. Подготовка запроса на восстановление ТК.
  2. Подайте заявление лично или заказным письмом.
  3. По истечении 10 дней ПФР направляет ответ с указанием периода работы сотрудника, стажа и компаний, в которых он работал.

I ПОРЯДОК: Восстановление данных из ПФР имеет определенные ограничения. Поскольку многие личные дела Фонда велись недавно, не все данные можно получить этим методом. В нем хранится информация только за последние пять лет.

Читайте также:
Неустойка по алиментам: как рассчитать и как платить

Трудовая книжка утеряна работником

Трудовые книжки человека хранятся в организации у менеджера по персоналу. Однако ТК РФ предусматривает, что гражданин имеет право запросить свою трудовую книжку для оформления и подачи заявления о назначении пенсии. Кроме того, специалисты по кадрам иногда сами нарушают инструкции и лично запрашивают ТК в других случаях и нарушают инструкции. В таких ситуациях граждане теряют документы или приводят их в негодность. Вот алгоритм, которым можно воспользоваться в случае уничтожения или кражи трудовой книжки:

  • Лицо должно немедленно уведомить свое начальство;
  • Написать заявление о возврате данных и выдать дубликат;
  • Работодатель рассматривает заявление и выдает дубликат в течение 15 дней.

Самый важный момент в этом процессе – правильно составить заявление. Сделать это несложно, так как оно написано в свободной форме и адресовано руководителю организации работодателя. Вот пример текста:

от машиниста 2-го разряда

Антропова Владислава Константиновича

Прошу выдать мне дубликат трудовой книжки в связи с ее утратой в установленный срок.

15 сентября 2021 г.

Подпись: В.К. Антропов

Работники, не имеющие опыта работы, чаще всего соглашаются на должность. В этом случае они восстанавливают информацию и выдают дубликат на основании исходных данных, имеющихся в распоряжении отдела кадров. После этого трудовая книжка восстанавливается по данному алгоритму:

Шаг 1 Человек оплачивает или покупает бланк (если травма произошла по его вине, без участия работодателя).

Шаг 2. В отделе кадров заполняются бланки, на которых в правом верхнем углу написаны или проштампованы слова “дубликат”. Данные гражданина вносятся в строгом соответствии с его паспортом, а его специальность – на основании академической справки (диплома, аттестата и т.д.). О смене фамилии, даже если она была исправлена в старом бланке со ссылкой на свидетельство о браке, отметка не делается.

Шаг 3. Отдел кадров вносит в новую форму информацию о работе, например, о постоянных переводах и увольнениях сотрудников. Эти записи делаются на основании трудового договора, дополнительных соглашений к нему и информации, внесенной в личную карточку формы Т-2.

Читайте также:
Неустойка по алиментам: как рассчитать и как платить

Шаг 4. Специалист-кадровик заполняет раздел о награждениях и поощрениях. Запись делают только на основании документов, хранящихся в организации (приказов, распоряжений и др.).
Шаг 5. Записи не заверяются печатью работодателя, пока гражданин продолжает работать в организации.

Если утерянная или поврежденная папка содержит информацию о вашей трудовой биографии в других организациях, восстановить ее будет сложнее. Достаточно внести данные о занятости в восстановленную форму на основании подтверждающих документов.

Если старый бланк не утерян, а только поврежден, но записи в нем читаемы, то разрешается использовать его в качестве подтверждающего документа и записать стаж на основании прежних сведений. В этом случае фамилии работников прежних организаций не указываются, а делается общая запись такого рода:

После этой записи вводится название компании, в которой работает гражданин, а затем делаются все записи о его/ее стаже работы в ней, как было описано выше.

Сотрудники кадровых служб обязаны оказывать своим работникам максимальное содействие в восстановлении информации о стаже. Это может включать в себя направление запросов в организации, где ранее работал гражданин, с просьбой переслать информацию. Работодатель может потерять трудовую книжку, или она может быть утеряна в результате чрезвычайного происшествия, что делать в таком случае? В этом случае работник не обязан писать заявление о ее восстановлении. Процедура восстановления и оформления нового бланка в этом случае не отличается.

Итоги

Теперь мы ответили на вопрос, как восстановить утерянную трудовую книжку. Как правило, следует бережно относиться к таким важным документам и следить за тем, чтобы работодатель вел трудовые книжки надлежащим образом (в отдельном сейфе). Также мы рекомендуем хранить в надежном месте трудовые договоры с каждой компанией, в которой вы работали.

Мы также рекомендуем вам ознакомиться со статьей “Советы по заполнению трудовой книжки”.

Более полную информацию по теме вы можете найти в КонсультантПлюс.
Пробный бесплатный доступ к системе на 2 дня.

При приеме на работу в 2021 году гражданин бумажную трудовую книжку не представил, так как ее потерял, восстановить возможности нет. Последние два года официально не трудоустраивался, соответственно, до 31.12.2021 заявление о выборе способа ведения трудовой книжки не подавал. Работодатель получил с работника объяснение о причине отсутствия трудовой книжки, в котором сотрудник изъявил желание вести трудовую книжку в электронном виде. Работодатель передал в ПФР сведения о приеме по форме СЗВ-ТД.
Правильно ли поступил работодатель?

Рассмотрев вопрос, мы пришли к следующему выводу:
Действия работодателя правомерны. При непредставлении работником трудовой книжки или сведений о трудовой деятельности работодатель вправе полагать, что работник трудоустраивается впервые. В таком случае работодатель обязан формировать сведения о работнике в электронном виде (вести электронную трудовую книжку).

Читайте также:
Не могу платить долги по кредиту

Обоснование вывода:
Так, с 1 января 2020 г. при заключении трудового договора работник представляет трудовую книжку и (или) сведения о трудовой деятельности (ст. 66.1 ТК РФ), за исключением случаев, если трудовой договор заключается впервые (ст. 65 ТК РФ). В случае отсутствия у лица, поступающего на работу, трудовой книжки в связи с ее утратой, повреждением или по иной причине работодатель обязан по письменному заявлению этого лица (с указанием причины отсутствия трудовой книжки) оформить новую трудовую книжку (часть пятая ст. 65 ТК РФ).
Лицо, утратившее трудовую книжку, может выбрать один из двух вариантов действий, предусмотренных Правилами ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утвержденными постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 N 225 (далее – Правила).
Первый вариант предусмотрен п. 31 Правил, в соответствии с которым лицо, утратившее трудовую книжку, обязано немедленно заявить об этом работодателю по последнему месту работы. Работодатель выдает работнику дубликат трудовой книжки не позднее 15 дней со дня подачи работником заявления. Поэтому при выборе данного варианта работнику следовало обратиться к одному из предыдущих работодателей за выдачей дубликата трудовой книжки, и уже этот документ предъявлять при устройстве к новому работодателю (смотрите ответ 1, ответ 2 Роструда с портала “Онлайнинспекция.РФ”).
Второй вариант предусмотрен непосредственно в части пятой ст. 65 ТК РФ, согласно которой в случае отсутствия у лица, поступающего на работу, трудовой книжки в связи с ее утратой, повреждением или по иной причине работодатель обязан по письменному заявлению этого лица (с указанием причины отсутствия трудовой книжки) оформить новую трудовую книжку.
В соответствии с ч. 8 ст. 2 Федерального закона от 16.12.2019 N 439-ФЗ “О внесении изменений в Трудовой кодекс Российской Федерации в части формирования сведений о трудовой деятельности в электронном виде” (далее – Закон N 439-ФЗ) формирование сведений о трудовой деятельности лиц, впервые поступающих на работу после 31 декабря 2020 года, осуществляется в соответствии со ст. 66.1 ТК РФ, а трудовые книжки на указанных лиц не оформляются. Таким образом, с 1 января 2021 года работодатель не вправе оформлять трудовые книжки тем работникам, кто устраивается на работу впервые. При непредставлении работником трудовой книжки или сведений о трудовой деятельности работодатель вправе полагать, что работник трудоустраивается впервые. В таком случае работодатель обязан формировать сведения о работнике только в электронном виде (вести электронную трудовую книжку). Аналогичное мнение высказывают и представители Роструда (смотрите ответ 1, ответ 2, ответ 3 Роструда с портала “Онлайнинспекция.РФ”).
Отметим, что для работников, не имевших возможности подать работодателю по 31 декабря 2020 года включительно заявление о продолжении ведения трудовой книжки или переходе на предоставление сведений о трудовой деятельности, законодатель предусматривает возможность сделать это в любое время и позже указанной даты (ч. 6 ст. 2 Закона N 439-ФЗ). К таким лицам закон относит, в частности лиц, имеющих стаж работы по трудовому договору (служебному контракту), но по состоянию на 31 декабря 2020 года не состоявших в трудовых (служебных) отношениях и до указанной даты не подавших соответствующее заявление.
Из вопроса следует, что гражданин до трудоустройства в организацию уже работал по трудовому договору (трудоустройство в организацию не является для него первым). Следовательно, работодатель обязан по письменному заявлению лица, поступающего на работу, об отсутствии у него трудовой книжки и согласии на предоставление сведений о трудовой деятельности в электронном виде (в заявлении должна быть указана причина отсутствия трудовой книжки) оформить ему сразу электронную трудовую книжку (смотрите ответ 1, ответ 2 Роструда с портала “Онлайнинспекция.РФ”). Поэтому действия работодателя в данной ситуации правомерны.
Обращаем внимание, что мы высказали свое экспертное мнение по вопросу, которое может не совпадать с мнением других специалистов и мнением контролирующих органов.

Читайте также:
Имеет ли право многодетная семья на квартиру

Ответ подготовил:
Эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТ
Кудряшов Максим

Ответ прошел проверку на качество

20 апреля 2021 года.

Материал основан на индивидуальной письменной консультации, предоставляемой в рамках услуги “Юридическая консультация”.

Алгоритм: как восстановить трудовую книжку

Характер иска о возмещении убытков зависит от того, кто несет ответственность за убытки. Это может быть владелец или работодатель.

Если он был уничтожен или утерян в результате небрежности (или бездействия) со стороны сотрудников HR, то ответственность за его восстановление лежит на организации.

фото 429_3

Например, если это установлено, работник должен написать работодателю письмо с указанием необходимости выдачи дубликата. Организация обязана приобрести бланк за свой счет и направить запросы на прежние места работы сотрудника. Это необходимо для определения общего стажа работы. Срок изготовления дубликата – 2 недели.

Внимание! Если работодатель не желает выполнять свои обязательства по восстановлению книги, утрата которой произошла из-за его действий, то работник имеет право подать жалобу в Роструд.

Закон устанавливает специальную процедуру восстановления документов, утраченных в результате форс-мажорных обстоятельств. Для этого работодатель созывает комиссию, состоящую из представителей профсоюзов и органов государственной власти, которая определяет стаж работы сотрудников по специальной, упрощенной процедуре.

Работник обязан провести все восстановительные работы за свой счет, если они были утрачены по его вине.

Ниже приведен порядок действий:

  1. Сбор необходимых документов в организациях, где гражданин ранее работал. Для подтверждения трудоустройства у конкретных работодателей могут потребоваться следующие документы:
  • Контракт;
  • Заверенные копии приказов;
  • Расчетные листки.
  1. Подайте комплект документов для дублирования. Как правило, отдел кадров по последнему месту работы обязан сделать дубликат. Поэтому вы должны подать туда свое заявление вместе с файлом, содержащим необходимые документы. Новый буклет будет выдан по последнему месту работы.

Вы не можете заполнить форму самостоятельно. Это может быть приравнено к подделке документа.

Через пенсионный фонд

Если ваш стаж не очень большой (менее 5 лет), вы можете восстановить его через ПФР. Для этого необходимо подать заявление в Пенсионный фонд. В течение 10 дней Фонд предоставит информацию обо всех организациях, в которых заявитель работал в течение последних пяти лет.

Читайте также:
Стандартный договор купли продажи товара

Через «Госуслуги или МФЦ

фото 429_2

Получить дубликат через МФЦ невозможно, поскольку, как уже говорилось, он был сделан по последнему месту работы.

Однако через это учреждение можно направить запросы в ПФР или государственные архивы, чтобы получить справки для подтверждения стажа.

На портале “Госуслуги” также можно заказать выписку из ПФР, которая содержит информацию о местах и периодах работы, за которые вносились взносы.

Через государственный архив

Обращение в государственный архив не всегда имеет смысл, особенно если бывший работодатель ликвидирован. Для этого подается заявление в произвольном формате. Если архив не располагает нужными заявителю данными, ему будет выдан соответствующий документ, на основании которого он может обратиться в суд.

Если есть ксерокопия

Если у гражданина на руках имеется заверенная копия трудовой книжки, ему не нужно собирать никаких дополнительных документов. С другой стороны, если простая фотокопия не заверена, документ не имеет юридической ценности и не может быть использован для изготовления дубликата.

Трудовая книжка каждого работника является важным документом, в котором содержится информация о периодах работы, а также о требуемом стаже. При утере документа необходимо сразу же зарегистрировать дубликат. Несмотря на распространенное мнение, эта процедура не так сложна, как кажется.

Возможность восстановления трудовой книжки определяется правилами ее ведения и хранения, а вот порядок внесения сведений в дубликат и требования к его оформлению приведены в Инструкции по заполнению трудовой книжки, утвержденной новым приказом Минтруда. Этот нормативно-правовой акт является альфой и омегой как для кадровых работников, так и для различных государственных органов, а для человека, который не знает, что делать, если трудовая книжка утеряна, но нужно устроиться на работу – Трудовой кодекс РФ не дает никаких рекомендаций на этот случай.

Ситуации, когда требуется восстановление

Условий, при которых может потребоваться восстановление стажа, множество.

Сюда могут входить:.

  • Потеря документов работником
  • Потеря работодателем
  • Повреждение документов работника (например, в результате механических повреждений)

Закон отдельно рассматривает ситуацию, когда убытки вызваны непредвиденным событием непреодолимой силы.

Во всех вышеперечисленных случаях важно своевременно приступить к восстановлению документа, так как его наличие необходимо для:

  1. Трудоустройство. Трудовая книжка является обязательным документом для оформления трудовых отношений.
  1. Подтверждение профессионального опыта. Многие работодатели при приеме на определенные должности требуют от потенциальных сотрудников наличия конкретного опыта работы в своей области.
  1. Подтверждение стажа работы на службе. При подаче документов во многие государственные органы, в частности в Пенсионный фонд России, трудовая книжка является единственным подтверждением, содержащим необходимую информацию о периодах трудовой деятельности.
Читайте также:
Не могу платить долги по кредиту

Важно: Термин “восстановление трудовой книжки” не совсем корректен. Согласно правилам, регулирующим данную процедуру, может быть выдана только одна копия оригинала.

Рейтинг
( Пока оценок нет )
Понравилась статья? Поделиться с друзьями:
Добавить комментарий

;-) :| :x :twisted: :smile: :shock: :sad: :roll: :razz: :oops: :o :mrgreen: :lol: :idea: :grin: :evil: :cry: :cool: :arrow: :???: :?: :!: