Заверение трудовой книжки с 1 июля 2022 года

Изменения не являются существенными. В частности, изменилось количество страниц с информацией о работе и количество страниц с ценами.

Порядок ведения и хранения трудовых книжек – что изменилось?

Новый порядок ведения и хранения трудовых книжек (Приложение № 2 к приказу Минтруда ФР № 320н от 19.05.2021) (далее “Порядок”) вступает в силу с 01.09.2021 года. В форму трудовой книжки (Приложение № 1 к Приказу № 320н) также внесены изменения. Ниже приводится краткое описание основных изменений.

Вот наиболее существенные изменения.

Приказом № 320н, которым был утвержден Приказ, с 1 сентября 2021 года отменяются следующие документы:

Порядок определения стажа работы в случае утраты документов в результате чрезвычайных ситуаций, утвержденный постановлением Министерства труда Российской Федерации от 24.06.1994 г. № 50;

Постановление Министерства труда Федерации № 69 от 10.10.2003 г., содержащее инструкции по заполнению трудовых книжек

Постановление № 588н от 31.10.2016 Минтруда России о внесении изменений в Инструкцию по заполнению трудовых книжек.

Однако, как отмечается, Постановление Правительства РФ от 16.04.2003 № 225 “О трудовых книжках” (вместе с Правилами ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей – далее Правила) Приказом № 320н не отменено. Данный документ также включен в перечень нормативных правовых актов, не подлежащих отмене с 01.01.2021, установленный Федеральным законом от 31.07.2020 № 247-ФЗ. Соблюдение обязательных требований, содержащихся в данном документе, оценивается при осуществлении государственного контроля (надзора), а игнорирование этих требований может стать основанием для привлечения к административной ответственности (Постановление Правительства РФ от 31.12.2020 № 2467).

Что нового появится в порядке ведения трудовых книжек с 01.09.2021?

С 1 сентября 2021 года начинают действовать новые правила заполнения и ведения бумажных трудовых книжек, утвержденные Приказом Минтруда N 320н от 19.05.2021 (далее – Приказ N 320н, Правила).
Приведем краткий обзор основных изменений, касающихся правил заполнения и ведения трудовых книжек.
1. Вводится новый бланк трудовой книжки и вкладыша (Приложение N 1 к Приказу N 320н).
Новая трудовая книжка будет выдаваться работнику в случае утери или порче в течение 15-ти рабочих дней с момента подачи заявления работником о выдаче дубликата. В новой трудовой 14 разворотов для раздела “Сведения о работе” и 7 для раздела “Сведения о награждении” (сейчас соотношение 10 и 10). В новой форме вкладыша число разворотов останется прежним, но изменится их соотношение – 12 и 5 соответственно (сейчас 9 и 8).
Внешний вид страниц не меняется, сохраняются внутренние листы с графами для указания сведений о трудовой деятельности. На титульном листе появляются указания, что отчество и печать нужны при их наличии (Раздел II, Раздел V Правил).
Ранее форма трудовой книжки предписывала ставить подпись лица, ответственного за ведение трудовых книжек, разборчиво. В новых Правилах требование о разборчивости не включено.
2. Учтены интересы дистанционных работников. Сведения вносятся по желанию удаленного сотрудника при предоставлении им бумажной книжки лично или почтой (п. 2 Раздела I Правил).
3. Актуализирован формат записи. Можно по-прежнему вносить в трудовую книжку записи ручкой с световодостойкими чернилами (пастой, краской, гелем) черного, синего или фиолетового цвета, без сокращений. Также зафиксирована возможность вносить записи в трудовую книжку с использованием технических средств путем переноса красителей или в виде оттиска штампа/печати (п. 3 Раздела I Правил).
4. Определен срок для внесения записей. Для случаев увольнения запись вносится в последний рабочий день. Для прочих кадровых мероприятий (прием на работу, переводы, награждения) срок внесения записей составляет 5 рабочих дней (п. 9 Раздела III Правил).
5. Урегулирован вопрос с отражением временного перевода, который стал постоянным (п. 10 Раздела III Правил).
6. Определены особенности заполнения трудовых книжек совместителям. Записи вносятся основным работодателем по желанию совместителей при предоставлении подтверждения о совместительстве (выписка из приказа). Если нет возможности обратиться к основному работодателю, то запись может внести работодатель по месту совместительства (п. 11 Раздела III Правил).
7. Устранен проблемный вопрос с указанием части статьи ТК РФ при оформлении записи об увольнении. При прекращении трудового договора по основаниям, предусмотренным частью первой статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации, в трудовую книжку вносится запись об увольнении (прекращении трудового договора) со ссылкой на соответствующий пункт части первой указанной статьи (п. 17 Раздела III Правил).
8. Изменен порядок оформления вкладыша. Если листы в бумажной книжке заканчиваются, она дополняется вкладышем, при этом на титульном листе трудовой книжки ставится штамп “Выдан вкладыш” с указанием его номера и серии (либо на титульном листе первого вкладыша, если места для штампа на первой странице книжки отсутствует) (п. 33 Раздела VI Правил).
9. Уточнены сроки выдачи на руки работнику трудовой книжки в случае подачи им заявления о предоставлении ему сведений о трудовой деятельности. В такой ситуации работодатель выдает работнику трудовую книжку на руки не позднее трех рабочих дней со дня подачи такого заявления. В случае, если указанное заявление подано работником менее чем за три рабочих дня до его увольнения, трудовая книжка выдается работнику не позднее дня увольнения (пп. 34-36 Раздела VII Правил).
10. Подпись работника под записью об увольнении больше не требуется. Она заверяется подписью и печатью работодателя (п. 36 Раздела VII Правил).
11. Установлен новый порядок ведения журналов учета.
Работодателю нужно организовать учет:
– чистых бланков книжек и вкладышей в них;
– трудовых книжек работников и вкладышей в них.
Таким образом, нужно будет иметь два отдельных журнала учета: в первом фиксируются сведения о всех операциях, связанных с получением и расходованием бланков трудовой книжки и вкладыша в нее, с указанием серии и номера каждого бланка, во втором указываются трудовые книжки, принятые от работников при поступлении на работу, а также трудовые книжки и вкладыши в нее, выдаваемые работникам вновь, с указанием их серии и номера.
Учетные книги и журналы работодатель вправе разработать самостоятельно. Типовые формы применять больше не обязательно. Каждый журнал нужно пронумеровать, прошить, заверить подписью и печатью (п. 40 Раздела VIII Правил).
12. Необходимость проставления о печати кадровой службы теперь имеется для всех записей, а не только для титульного листа (п. 7 Раздела II, п. 27 Раздела V, пп. 35, 36 Раздела VII Правил).
13. Новые Правила не содержат требования о необходимости знакомить работника под подпись в личной карточке с каждой вносимой в трудовую книжку записью.
14. Новые Правила не содержат указания на необходимость вносить в трудовую книжку лиц, отбывших наказание в виде исправительных работ, запись о невключении времени работы в период отбытия наказания в непрерывный трудовой стаж.
15. Отсутствует указание на необходимость пломбирования или скрепления сургучной печатью книг учета.
16. Уточнен порядок внесения сведений о работнике в части указания сведений об образовании. В частности, внесение записей о неоконченном образовании не требуется.
Одновременно отменяются следующие нормативные акты:
– постановление Министерства труда Российской Федерации от 24 июня 1994 г. N 50 “Об утверждении Порядка установления стажа работы при утрате документов в результате чрезвычайных ситуаций” (утверждало порядок расчета стажа при утрате документов при ЧС);
– постановление Министерства труда и социального развития Российской Федерации от 10 октября 2003 г. N 69 “Об утверждении Инструкции по заполнению трудовых книжек” (содержало инструкцию по заполнению бумажных книжек);
– приказ Министерства труда и социальной защиты Российской Федерации от 31 октября 2016 г. N 588н “О внесении изменений в Инструкцию по заполнению трудовых книжек, утвержденную постановлением Министерства труда и социального развития Российской Федерации от 10 октября 2003 г. N 69” (вносило изменения в порядок ведения трудовых книжек).

Читайте также:
Можно ли вступить в наследство через год?

Ответ подготовил:
Эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТ
Иванова Инна

Контроль качества ответа:
Рецензент службы Правового консалтинга ГАРАНТ
Сутулин Павел

Материал подготовлен на основе индивидуальной письменной консультации, проведенной Юридической консультацией.

ООО “НПП “ГАРАНТ-СЕРВИС”, 2022. Система ГАРАНТ выпускается с 1990 года. Гарант и его партнеры являются членами российской ассоциации правовой информации ГАРАНТ.

Все права на материалы, размещенные на сайте GARANT. RU принадлежат ООО “ГАРАНТ-СЕРВИС”. Полное или частичное воспроизведение материалов возможно только с письменного разрешения правообладателя. Правила пользования порталом.

Портал ГАРАНТ.РУ зарегистрирован в качестве сетевого издания Федеральной службой по надзору в сфере связи,
информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзором), Эл № ФС77-58365 от 18 июня 2014 года.

ООО “ГАРАНТ-СЕРВИС”, ул. Ленинские горы, 1, 119234, Москва, Россия. 77, info@garant.ru

8-800-200-88-88
(бесплатный междугородный звонок)

Редакция: +7 (495) 647-62-38 (доб. 3145), editor@garant.ru

Отдел рекламы: +7 (495) 647-62-38 (доб. Рекламируйтесь у нас на 3136), adv@garant.ru. Медиакит

Если вы заметили опечатку в тексте,
выделите ее и нажмите Ctrl+Enter

Частые ошибки

Работникам, получившим неверные заверения трудовых книжек, придется заново подавать их и все переделывать. Чтобы избежать подобной ситуации, следует держать под рукой копию трудовой книжки, заверенную работодателем.

Почему профессионалы зачастую не замечают ошибок?

  • Из-за печати штампа часть текста скрыта, что не позволяет получателю документа понять смысл аннотаций. Правильный способ наклеивания марки заключается в том, чтобы она не мешала.
  • Сама марка изношена, что затрудняет идентификацию организации, которой она принадлежит.
  • Отсутствуют подписи, должности или другая информация о лице, заверившем копию трудовой книжки. Или сотрудник не уполномочен на это.
  • В записях есть ошибки и исправления. Любая ошибка недопустима, так как может привести к признанию документа недействительным и его возврату лицу. Если во время аттестации была допущена ошибка, документ необходимо повторно отсканировать, распечатать и ввести правильную информацию.
  • Не все листы являются подлинными. Это допускается только в том случае, если все листы копии прошиты, пронумерованы и скреплены печатью.

Внимательно изучите пример заверения копии трудовой книжки и запомните предложенные инструкции. Он понадобится вам не один раз, поскольку таким же образом можно заверить и другие документы, связанные с профессиональной деятельностью работника.

Читайте также:
Имею ли право на получение детского пособия?

Сколько действительна копия трудовой книжки

Закон не регулирует действительность копий документов. Однако копия трудовой книжки может лишь строго соответствовать оригиналу на момент ее создания. Это документ, который в любой момент может быть обновлен новой информацией (о переводе, например). Это означает, что копия утратит свою актуальность. Если к тому времени потребность работника в копии не будет удовлетворена, необходимо будет сделать новую версию.

Кроме того, организация, в которую передается копия трудовой книжки, может установить срок ее действия. Банки, например, не принимают старые копии.

Пример выписки из трудовой книжки можно найти здесь.

Записи о работе и переводе должны быть внесены в течение 5 рабочих дней

Сейчас на внесение этих записей уходит неделя. В новых правилах – 5 рабочих дней, что, по сути, почти одно и то же.

Во второй колонке необходимо указать дату начала работы сотрудника после его временного перевода.

Графа 4 содержит сведения о порядке, в котором работник был временно переведен, и порядке, в котором он был переведен на постоянное место работы.

Это два разных приказа, но в Правилах они упоминаются в единственном числе.

Как заверить ЭТК

При переходе сотрудника на электронную трудовую книжку (ЭТК) бумажная копия выдается ему по требованию и при увольнении.

Как заверить трудовую книжку в 2021 году, если документ ведется в электронном виде:

  • Можно получить “Декларацию о профессиональной деятельности” (форма STD-P) от работодателя во время процедуры подачи заявления, но этот документ содержит только информацию о последнем месте работы. Форма может быть выдана в бумажном виде – она заверяется подписью руководителя или уполномоченного лица с отметкой и печатью (если применимо), указывается дата заполнения. Электронный документ подписывается квалифицированной ЭЦП уполномоченного лица.
  • Чтобы получить полную выписку из электронной трудовой книжки со всеми местами работы, необходимо подать заявление в пенсионный фонд, который выдает форму STD-PFR. Заявление можно подать в отделении пенсионного фонда, в МФЦ (выписка будет предоставлена в бумажном виде) или на Портале государственных услуг (доступна только электронная форма выписки). Копия электронного подтверждения занятости содержит данные работника (имя, дата рождения и номер СНИЛС), формат оригинального документа (электронный или бумажный) и сведения о занятости. Раздел, содержащий информацию о трудовых отношениях, содержит информацию о наименованиях работодателей, видах движения персонала, наименовании и коде трудовой функции, причинах прекращения трудовых отношений и документально подтвержденных причинах прекращения трудовых отношений. Подготовленная сводка заверяется подписью уполномоченного сотрудника ПФР.
Читайте также:
Наследование автомобиля после смерти владельца

Книги учета движения трудовых книжек и вкладышей
к ним

С 1 сентября 2021 года будет упрощена процедура регистрации трудовых книжек и формуляров.

Ведение, хранение и выдача трудовых книжек для учета бланков является обязанностью работника, назначенного работодателем; они выдаются на основании его запроса. На практике отдел кадров запрашивает бланки у бухгалтерии, бухгалтерия выдает их и фиксирует это в книге учета прихода и расхода. В конце месяца ответственный сотрудник отчитывается, сколько бланков использовано, сколько испорчено, с приложением ордеров, подтверждающих, что сотрудник оплатил бланки. Для учета движения бланков используется приходно-расходная книга.

С 1 сентября 2021 года работодатели могут разрабатывать и утверждать собственные книги учета приходов и расходов.

Работодатели, как и прежде, должны вести трудовые книжки (журналы), но содержание этих журналов можно определить самостоятельно. А также трудовые книжки и вкладыши к ним, вновь выданные работникам, в нем содержится перечень серий и номеров трудовых книжек и вкладышей, принятых от работников при поступлении на работу.

Существующие книги не нужно аннулировать или уничтожать, их следует продолжать сохранять. Когда они закончатся, вы можете разработать свои собственные формы. Работодатели-новички могут заранее разработать и утвердить формы для практической книги или дневника.

Требования к этим книгам (журналам) указаны в пункте 40 Порядка. При учете движения информация заносится в трудовые книжки, полученные от новых работников, а также в трудовые книжки и вкладыши к ним, выданные новым работникам, с указанием их серии и номера. Информация обо всех операциях, связанных с получением и использованием трудовых книжек и вкладышей, с указанием серии и номера каждого бланка, должна фиксироваться в книге (журнале) учета трудовых книжек и вкладышей. Эти бухгалтерские документы должны быть пронумерованы, прошиты, подписаны руководителем организации и заверены печатью организации (если применимо). Обратите внимание, что сургучная печать или герметик больше не требуются.

Новые бланки трудовой книжки и вкладышей к ней

Работодатели начнут использовать новую форму трудовой книжки и вкладыша в нее с 1 января 2023 года (Постановление Правительства РФ от 24.07.2021 № 1250). Существующие рабочие книги старого типа остаются в силе, и в них не нужно вносить никаких изменений. Старые формы можно использовать без ограничения по времени. Например, если у работодателя достаточно бланков до 2025 года, он может использовать их, пока они не закончатся.

Читайте также:
Имею ли право на получение детского пособия?

В связи с этим возникает вопрос: зачем вообще нужны новые формы? Ведь у тех, кто уже числится в штате, есть трудовые книжки, а тем, для кого это первое место работы, бумажный документ уже не нужен.

Новые формы и вкладыши потребуются в том случае, если:

  • Необходима копия трудовой книжки,
  • У сотрудника закончились страницы в разделе “Информация о работе” и ему нужен вкладыш,
  • Данные на титульном листе не соответствуют существующим данным, а значит, отдел кадров не может принять трудовую книжку и должен выдать новую на основании письменного заявления от сотрудника с подробным описанием работы, которую сотрудник будет выполнять для организации.

Однако вы должны знать, что правила заполнения новых форм изменились. Изменена как титульная страница, так и данные о занятости.

Информация о цене все еще заполняется, но количество страниц изменилось на семь.

Титульный лист

Заполнение бланка остается прежним. Титульный лист содержит заглавие, фамилию, имя, отчество, число, месяц и год рождения, фамилию правообладателя и подпись автора. Также указывается образование, специальность и род занятий автора. Начиная с 1 января 2023 года, печать организации разрешается ставить только тем, кто имеет эту печать.

  • Примечание: Статья 2 Федерального закона от 06.04.2015 № 82-ФЗ утвердила правило о том, что ООО и АО теперь имеют право, но не обязаны иметь печать.

Кроме того, с титульного листа в графе “Подпись лица, ответственного за ведение трудовых книжек” будет убран квалификатор “разборчиво”. Это требование вызвало много вопросов у кадровиков, так как подпись у всех разная: у одних полная фамилия, у других две или три буквы.

Сведения о работе

Законодатели увеличили количество разворотов в новой форме. До введения новой формы их было 10. Теперь их будет 14.

Основное существенное изменение касается графы 3: при составлении акта об увольнении работника необходимо указать номер, часть, пункт и даже подпункт статьи, на основании которой составляется акт. Это требование статьи 84.1 Трудового кодекса.

Рейтинг
( Пока оценок нет )
Понравилась статья? Поделиться с друзьями:
Добавить комментарий

;-) :| :x :twisted: :smile: :shock: :sad: :roll: :razz: :oops: :o :mrgreen: :lol: :idea: :grin: :evil: :cry: :cool: :arrow: :???: :?: :!: