Изменения не являются существенными. В частности, изменилось количество страниц с информацией о работе и количество страниц с ценами.
Порядок ведения и хранения трудовых книжек – что изменилось?
Новый порядок ведения и хранения трудовых книжек (Приложение № 2 к приказу Минтруда ФР № 320н от 19.05.2021) (далее “Порядок”) вступает в силу с 01.09.2021 года. В форму трудовой книжки (Приложение № 1 к Приказу № 320н) также внесены изменения. Ниже приводится краткое описание основных изменений.
Вот наиболее существенные изменения.
Приказом № 320н, которым был утвержден Приказ, с 1 сентября 2021 года отменяются следующие документы:
Порядок определения стажа работы в случае утраты документов в результате чрезвычайных ситуаций, утвержденный постановлением Министерства труда Российской Федерации от 24.06.1994 г. № 50;
Постановление Министерства труда Федерации № 69 от 10.10.2003 г., содержащее инструкции по заполнению трудовых книжек
Постановление № 588н от 31.10.2016 Минтруда России о внесении изменений в Инструкцию по заполнению трудовых книжек.
Однако, как отмечается, Постановление Правительства РФ от 16.04.2003 № 225 “О трудовых книжках” (вместе с Правилами ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей – далее Правила) Приказом № 320н не отменено. Данный документ также включен в перечень нормативных правовых актов, не подлежащих отмене с 01.01.2021, установленный Федеральным законом от 31.07.2020 № 247-ФЗ. Соблюдение обязательных требований, содержащихся в данном документе, оценивается при осуществлении государственного контроля (надзора), а игнорирование этих требований может стать основанием для привлечения к административной ответственности (Постановление Правительства РФ от 31.12.2020 № 2467).
Что нового появится в порядке ведения трудовых книжек с 01.09.2021?
С 1 сентября 2021 года начинают действовать новые правила заполнения и ведения бумажных трудовых книжек, утвержденные Приказом Минтруда N 320н от 19.05.2021 (далее – Приказ N 320н, Правила).
Приведем краткий обзор основных изменений, касающихся правил заполнения и ведения трудовых книжек.
1. Вводится новый бланк трудовой книжки и вкладыша (Приложение N 1 к Приказу N 320н).
Новая трудовая книжка будет выдаваться работнику в случае утери или порче в течение 15-ти рабочих дней с момента подачи заявления работником о выдаче дубликата. В новой трудовой 14 разворотов для раздела “Сведения о работе” и 7 для раздела “Сведения о награждении” (сейчас соотношение 10 и 10). В новой форме вкладыша число разворотов останется прежним, но изменится их соотношение – 12 и 5 соответственно (сейчас 9 и 8).
Внешний вид страниц не меняется, сохраняются внутренние листы с графами для указания сведений о трудовой деятельности. На титульном листе появляются указания, что отчество и печать нужны при их наличии (Раздел II, Раздел V Правил).
Ранее форма трудовой книжки предписывала ставить подпись лица, ответственного за ведение трудовых книжек, разборчиво. В новых Правилах требование о разборчивости не включено.
2. Учтены интересы дистанционных работников. Сведения вносятся по желанию удаленного сотрудника при предоставлении им бумажной книжки лично или почтой (п. 2 Раздела I Правил).
3. Актуализирован формат записи. Можно по-прежнему вносить в трудовую книжку записи ручкой с световодостойкими чернилами (пастой, краской, гелем) черного, синего или фиолетового цвета, без сокращений. Также зафиксирована возможность вносить записи в трудовую книжку с использованием технических средств путем переноса красителей или в виде оттиска штампа/печати (п. 3 Раздела I Правил).
4. Определен срок для внесения записей. Для случаев увольнения запись вносится в последний рабочий день. Для прочих кадровых мероприятий (прием на работу, переводы, награждения) срок внесения записей составляет 5 рабочих дней (п. 9 Раздела III Правил).
5. Урегулирован вопрос с отражением временного перевода, который стал постоянным (п. 10 Раздела III Правил).
6. Определены особенности заполнения трудовых книжек совместителям. Записи вносятся основным работодателем по желанию совместителей при предоставлении подтверждения о совместительстве (выписка из приказа). Если нет возможности обратиться к основному работодателю, то запись может внести работодатель по месту совместительства (п. 11 Раздела III Правил).
7. Устранен проблемный вопрос с указанием части статьи ТК РФ при оформлении записи об увольнении. При прекращении трудового договора по основаниям, предусмотренным частью первой статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации, в трудовую книжку вносится запись об увольнении (прекращении трудового договора) со ссылкой на соответствующий пункт части первой указанной статьи (п. 17 Раздела III Правил).
8. Изменен порядок оформления вкладыша. Если листы в бумажной книжке заканчиваются, она дополняется вкладышем, при этом на титульном листе трудовой книжки ставится штамп “Выдан вкладыш” с указанием его номера и серии (либо на титульном листе первого вкладыша, если места для штампа на первой странице книжки отсутствует) (п. 33 Раздела VI Правил).
9. Уточнены сроки выдачи на руки работнику трудовой книжки в случае подачи им заявления о предоставлении ему сведений о трудовой деятельности. В такой ситуации работодатель выдает работнику трудовую книжку на руки не позднее трех рабочих дней со дня подачи такого заявления. В случае, если указанное заявление подано работником менее чем за три рабочих дня до его увольнения, трудовая книжка выдается работнику не позднее дня увольнения (пп. 34-36 Раздела VII Правил).
10. Подпись работника под записью об увольнении больше не требуется. Она заверяется подписью и печатью работодателя (п. 36 Раздела VII Правил).
11. Установлен новый порядок ведения журналов учета.
Работодателю нужно организовать учет:
– чистых бланков книжек и вкладышей в них;
– трудовых книжек работников и вкладышей в них.
Таким образом, нужно будет иметь два отдельных журнала учета: в первом фиксируются сведения о всех операциях, связанных с получением и расходованием бланков трудовой книжки и вкладыша в нее, с указанием серии и номера каждого бланка, во втором указываются трудовые книжки, принятые от работников при поступлении на работу, а также трудовые книжки и вкладыши в нее, выдаваемые работникам вновь, с указанием их серии и номера.
Учетные книги и журналы работодатель вправе разработать самостоятельно. Типовые формы применять больше не обязательно. Каждый журнал нужно пронумеровать, прошить, заверить подписью и печатью (п. 40 Раздела VIII Правил).
12. Необходимость проставления о печати кадровой службы теперь имеется для всех записей, а не только для титульного листа (п. 7 Раздела II, п. 27 Раздела V, пп. 35, 36 Раздела VII Правил).
13. Новые Правила не содержат требования о необходимости знакомить работника под подпись в личной карточке с каждой вносимой в трудовую книжку записью.
14. Новые Правила не содержат указания на необходимость вносить в трудовую книжку лиц, отбывших наказание в виде исправительных работ, запись о невключении времени работы в период отбытия наказания в непрерывный трудовой стаж.
15. Отсутствует указание на необходимость пломбирования или скрепления сургучной печатью книг учета.
16. Уточнен порядок внесения сведений о работнике в части указания сведений об образовании. В частности, внесение записей о неоконченном образовании не требуется.
Одновременно отменяются следующие нормативные акты:
– постановление Министерства труда Российской Федерации от 24 июня 1994 г. N 50 “Об утверждении Порядка установления стажа работы при утрате документов в результате чрезвычайных ситуаций” (утверждало порядок расчета стажа при утрате документов при ЧС);
– постановление Министерства труда и социального развития Российской Федерации от 10 октября 2003 г. N 69 “Об утверждении Инструкции по заполнению трудовых книжек” (содержало инструкцию по заполнению бумажных книжек);
– приказ Министерства труда и социальной защиты Российской Федерации от 31 октября 2016 г. N 588н “О внесении изменений в Инструкцию по заполнению трудовых книжек, утвержденную постановлением Министерства труда и социального развития Российской Федерации от 10 октября 2003 г. N 69” (вносило изменения в порядок ведения трудовых книжек).
Ответ подготовил:
Эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТ
Иванова Инна
Контроль качества ответа:
Рецензент службы Правового консалтинга ГАРАНТ
Сутулин Павел
Материал подготовлен на основе индивидуальной письменной консультации, проведенной Юридической консультацией.
ООО “НПП “ГАРАНТ-СЕРВИС”, 2022. Система ГАРАНТ выпускается с 1990 года. Гарант и его партнеры являются членами российской ассоциации правовой информации ГАРАНТ.
Все права на материалы, размещенные на сайте GARANT. RU принадлежат ООО “ГАРАНТ-СЕРВИС”. Полное или частичное воспроизведение материалов возможно только с письменного разрешения правообладателя. Правила пользования порталом.
Портал ГАРАНТ.РУ зарегистрирован в качестве сетевого издания Федеральной службой по надзору в сфере связи,
информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзором), Эл № ФС77-58365 от 18 июня 2014 года.
ООО “ГАРАНТ-СЕРВИС”, ул. Ленинские горы, 1, 119234, Москва, Россия. 77, info@garant.ru
8-800-200-88-88
(бесплатный междугородный звонок)
Редакция: +7 (495) 647-62-38 (доб. 3145), editor@garant.ru
Отдел рекламы: +7 (495) 647-62-38 (доб. Рекламируйтесь у нас на 3136), adv@garant.ru. Медиакит
Если вы заметили опечатку в тексте,
выделите ее и нажмите Ctrl+Enter
Частые ошибки
Работникам, получившим неверные заверения трудовых книжек, придется заново подавать их и все переделывать. Чтобы избежать подобной ситуации, следует держать под рукой копию трудовой книжки, заверенную работодателем.
Почему профессионалы зачастую не замечают ошибок?
- Из-за печати штампа часть текста скрыта, что не позволяет получателю документа понять смысл аннотаций. Правильный способ наклеивания марки заключается в том, чтобы она не мешала.
- Сама марка изношена, что затрудняет идентификацию организации, которой она принадлежит.
- Отсутствуют подписи, должности или другая информация о лице, заверившем копию трудовой книжки. Или сотрудник не уполномочен на это.
- В записях есть ошибки и исправления. Любая ошибка недопустима, так как может привести к признанию документа недействительным и его возврату лицу. Если во время аттестации была допущена ошибка, документ необходимо повторно отсканировать, распечатать и ввести правильную информацию.
- Не все листы являются подлинными. Это допускается только в том случае, если все листы копии прошиты, пронумерованы и скреплены печатью.
Внимательно изучите пример заверения копии трудовой книжки и запомните предложенные инструкции. Он понадобится вам не один раз, поскольку таким же образом можно заверить и другие документы, связанные с профессиональной деятельностью работника.
Сколько действительна копия трудовой книжки
Закон не регулирует действительность копий документов. Однако копия трудовой книжки может лишь строго соответствовать оригиналу на момент ее создания. Это документ, который в любой момент может быть обновлен новой информацией (о переводе, например). Это означает, что копия утратит свою актуальность. Если к тому времени потребность работника в копии не будет удовлетворена, необходимо будет сделать новую версию.
Кроме того, организация, в которую передается копия трудовой книжки, может установить срок ее действия. Банки, например, не принимают старые копии.
Пример выписки из трудовой книжки можно найти здесь.
Записи о работе и переводе должны быть внесены в течение 5 рабочих дней
Сейчас на внесение этих записей уходит неделя. В новых правилах – 5 рабочих дней, что, по сути, почти одно и то же.
Во второй колонке необходимо указать дату начала работы сотрудника после его временного перевода.
Графа 4 содержит сведения о порядке, в котором работник был временно переведен, и порядке, в котором он был переведен на постоянное место работы.
Это два разных приказа, но в Правилах они упоминаются в единственном числе.
Как заверить ЭТК
При переходе сотрудника на электронную трудовую книжку (ЭТК) бумажная копия выдается ему по требованию и при увольнении.
Как заверить трудовую книжку в 2021 году, если документ ведется в электронном виде:
- Можно получить “Декларацию о профессиональной деятельности” (форма STD-P) от работодателя во время процедуры подачи заявления, но этот документ содержит только информацию о последнем месте работы. Форма может быть выдана в бумажном виде – она заверяется подписью руководителя или уполномоченного лица с отметкой и печатью (если применимо), указывается дата заполнения. Электронный документ подписывается квалифицированной ЭЦП уполномоченного лица.
- Чтобы получить полную выписку из электронной трудовой книжки со всеми местами работы, необходимо подать заявление в пенсионный фонд, который выдает форму STD-PFR. Заявление можно подать в отделении пенсионного фонда, в МФЦ (выписка будет предоставлена в бумажном виде) или на Портале государственных услуг (доступна только электронная форма выписки). Копия электронного подтверждения занятости содержит данные работника (имя, дата рождения и номер СНИЛС), формат оригинального документа (электронный или бумажный) и сведения о занятости. Раздел, содержащий информацию о трудовых отношениях, содержит информацию о наименованиях работодателей, видах движения персонала, наименовании и коде трудовой функции, причинах прекращения трудовых отношений и документально подтвержденных причинах прекращения трудовых отношений. Подготовленная сводка заверяется подписью уполномоченного сотрудника ПФР.
Книги учета движения трудовых книжек и вкладышей
к ним
С 1 сентября 2021 года будет упрощена процедура регистрации трудовых книжек и формуляров.
Ведение, хранение и выдача трудовых книжек для учета бланков является обязанностью работника, назначенного работодателем; они выдаются на основании его запроса. На практике отдел кадров запрашивает бланки у бухгалтерии, бухгалтерия выдает их и фиксирует это в книге учета прихода и расхода. В конце месяца ответственный сотрудник отчитывается, сколько бланков использовано, сколько испорчено, с приложением ордеров, подтверждающих, что сотрудник оплатил бланки. Для учета движения бланков используется приходно-расходная книга.
С 1 сентября 2021 года работодатели могут разрабатывать и утверждать собственные книги учета приходов и расходов.
Работодатели, как и прежде, должны вести трудовые книжки (журналы), но содержание этих журналов можно определить самостоятельно. А также трудовые книжки и вкладыши к ним, вновь выданные работникам, в нем содержится перечень серий и номеров трудовых книжек и вкладышей, принятых от работников при поступлении на работу.
Существующие книги не нужно аннулировать или уничтожать, их следует продолжать сохранять. Когда они закончатся, вы можете разработать свои собственные формы. Работодатели-новички могут заранее разработать и утвердить формы для практической книги или дневника.
Требования к этим книгам (журналам) указаны в пункте 40 Порядка. При учете движения информация заносится в трудовые книжки, полученные от новых работников, а также в трудовые книжки и вкладыши к ним, выданные новым работникам, с указанием их серии и номера. Информация обо всех операциях, связанных с получением и использованием трудовых книжек и вкладышей, с указанием серии и номера каждого бланка, должна фиксироваться в книге (журнале) учета трудовых книжек и вкладышей. Эти бухгалтерские документы должны быть пронумерованы, прошиты, подписаны руководителем организации и заверены печатью организации (если применимо). Обратите внимание, что сургучная печать или герметик больше не требуются.
Новые бланки трудовой книжки и вкладышей к ней
Работодатели начнут использовать новую форму трудовой книжки и вкладыша в нее с 1 января 2023 года (Постановление Правительства РФ от 24.07.2021 № 1250). Существующие рабочие книги старого типа остаются в силе, и в них не нужно вносить никаких изменений. Старые формы можно использовать без ограничения по времени. Например, если у работодателя достаточно бланков до 2025 года, он может использовать их, пока они не закончатся.
В связи с этим возникает вопрос: зачем вообще нужны новые формы? Ведь у тех, кто уже числится в штате, есть трудовые книжки, а тем, для кого это первое место работы, бумажный документ уже не нужен.
Новые формы и вкладыши потребуются в том случае, если:
- Необходима копия трудовой книжки,
- У сотрудника закончились страницы в разделе “Информация о работе” и ему нужен вкладыш,
- Данные на титульном листе не соответствуют существующим данным, а значит, отдел кадров не может принять трудовую книжку и должен выдать новую на основании письменного заявления от сотрудника с подробным описанием работы, которую сотрудник будет выполнять для организации.
Однако вы должны знать, что правила заполнения новых форм изменились. Изменена как титульная страница, так и данные о занятости.
Информация о цене все еще заполняется, но количество страниц изменилось на семь.
Титульный лист
Заполнение бланка остается прежним. Титульный лист содержит заглавие, фамилию, имя, отчество, число, месяц и год рождения, фамилию правообладателя и подпись автора. Также указывается образование, специальность и род занятий автора. Начиная с 1 января 2023 года, печать организации разрешается ставить только тем, кто имеет эту печать.
- Примечание: Статья 2 Федерального закона от 06.04.2015 № 82-ФЗ утвердила правило о том, что ООО и АО теперь имеют право, но не обязаны иметь печать.
Кроме того, с титульного листа в графе “Подпись лица, ответственного за ведение трудовых книжек” будет убран квалификатор “разборчиво”. Это требование вызвало много вопросов у кадровиков, так как подпись у всех разная: у одних полная фамилия, у других две или три буквы.
Сведения о работе
Законодатели увеличили количество разворотов в новой форме. До введения новой формы их было 10. Теперь их будет 14.
Основное существенное изменение касается графы 3: при составлении акта об увольнении работника необходимо указать номер, часть, пункт и даже подпункт статьи, на основании которой составляется акт. Это требование статьи 84.1 Трудового кодекса.
